「体験」が有効!WEBインターンシップの進め方、内容の考え方まとめ


昨今インターンシップが盛んになり、早期の段階から学生と企業は接点を持てるようになってきています。
それにより、3月以降の本格化時期に入ったときには、既に学生も業界や企業への理解を深めることができており、企業側としても、学生に対して単なる短期勝負の内定出し合戦ではなく、長期的に採用広報を展開できます。
このように、学生・企業双方とも、焦って決めるのではなく、時間をかけてお互いを知ることができるため、今やインターンシップは採用におけるスタンダードになっています。

インターンシップは学生に会社まで足を運んでもらい、自社の特徴や業務内容を説明するやり方が一般的です。
雰囲気を伝えるためには、直接会うのが効果的ですが、一方でこの方法には「遠方の学生が参加しにくい」とのデメリットが挙げられます。
「より学生との接点を確保する」という点においては、オンラインでの開催が効果的です。

しかしオンラインの場合、学生と直接対面できません。
このため、コミュニケーションの取り方や、オンラインでのオペレーションに悩み、開催をちゅうちょされる人事担当者様もいらっしゃるかと思います。
本記事では、オンライン上でインターンシップを開催したことがない企業様へ向けて「WEBインターンシップの準備・進め方」をまとめていきます。

事前準備

1人1台と言っても過言ではないほどスマートフォンが普及した今、情報を得るのはそれほど難しくありません。
業界や企業について調べるならばホームページやSNS、または就職四季報などの書籍を熟読するだけで十分です。
情報を得る手段が複数あるにも関わらず、インターンシップに参加する学生の志望度は高いと言えます。

そのような学生に対し、短時間で自社の概要を説明するのは逆効果です。
接触の初期段階で学生が満足する情報を提供できなければ、インターンシップ後に接点は継続されないでしょう。
インターンシップを「入社のきっかけ」にするためには、企業側もプログラムを具体化する必要があります。

1.開催期間

オンライン形式のインターンシップは来社しないため、機密情報の共有が難しく座学が中心になるかと思われます。
しかし、短時間での説明や学生にとってはホームページやSNSを見ているのと変わりません。
学生が自社の雰囲気や仕事内容をイメージしやすいよう、3日~5日程度を確保し、ゆっくり説明するべきです。
開催期間は社内体制に余裕があれば5日、そうでなければ3日など、状況を見て判断していただいて構いません。

2.プログラム作成

インターンシップに参加する学生の多くは、志望度が高いため、業界の課題や先行きなど従業員しか知り得ない情報に関心があると推察されます。
学生の満足度を高めるには、そのような情報の共有が不可欠です。

(1)機密情報を明かさずに満足度を高める

とは言え、会社側が一方的に伝えるだけでは単なる「説明」になってしまい、学生の印象に残らない可能性があります。
また、入社が決まっていない学生に機密情報を明かせないと考える人事担当者様もいらっしゃるでしょう。

そういった懸念を解消するために有効なのが「グループワーク」です。

たとえば、チームビルディングとは学生の緊張緩和と、企業理解と促進を目的に実施するグループワークの一種です。
冒頭で「今後は20代の顧客を増やしたい」と戦略の一端を明かした後、参加者にその施策を話し合ってもらえば、企業は機密情報を明かさずに、事業促進に役立つ(可能性がある)アイディアを得られます。
学生も事業戦略の一端に触れているため、真剣に臨むでしょう。

もちろん、現実的ではないアイディアもあるかと思われますが、若い世代の意見を聞くのは企業にとってマイナスではないはずです。
グループワークを通じ、学生が主体的に考える時間・発言できる機会を創出すれば、一方的な「説明」にならず、学生の満足度を高められます。

①習熟度の図り方

WEBインターンシップは、人事担当者と学生が直接会わない分、対面形式のインターンシップに比べ習熟度を図りにくいという欠点があります。
これも人事担当者様がWEBインターンシップの開催をちゅうちょする要因になっているのではないでしょうか。
結論から言うと、この課題は「振り返りの時間を設けること」で解消可能です。

上記の例では、3日目~5日目にかけて「前日の振り返り/フィードバックの時間」を設けています。

【※運営部注】
1日目のチームビルディングは学生の自己紹介と緊張緩和が目的のため、振り返りは不要です。

最低でも30分程度時間をとり、学生個々にいくつか質問をすれば、習熟度を確認できます。
ただし、何の前触れもなく「昨日学んだことを話してください」と伝えても、当たり障りのない意見しか出ない可能性があります。
振り返りを行う前日に、「明日は、今日の学びを皆さんでシェアします。個々に『学んだこと』を考えて来てください」と伝えておけば、活発なコミュニケーションが見込めます。
人事担当者はその上で質問したほうが、学生の習熟度をふかく探れます。

(2)日程の組み方

ただし、学生の企業理解度が浅い初日からプレゼンテーションなど難易度の高い課題を課してしまうと、志望度が低下しがちです。
上の図のように、初日は「アイスブレーキングと企業理解促進(経営課題するディスカッション)」。
2日目は「仕事への理解を深める(新商品開発のディスカッション)」といったように、「1日1テーマ(または2~3日で1テーマ)」を念頭に実施すると、学生はしなくなります。
些細ですがこのような配慮の積み重ねが、志望度の低下防止につながります。
学生に体験させたいことと、人員など社内体制のバランスをみてゆとり日程を組んでください。

3.通信環境の整備・機材準備

社内で検討を重ねプログラムを練っても、本番当日に音と映像が乱れてしまったら元も子もありません。
乱れの原因は、企業・学生双方にあります。
厳密に言えば、参加者全員の通信環境を統一するのが難しいため、ノイズを完全になくすのは不可能です。

とは言え、あまりにひどいノイズが続くと、学生にはプログラムの内容よりも騒音が印象に残ってしまいます。
業界・企業に対する関心が高いにも関わらず、それを学習できないのは大きなストレスです。
そのような時間が長いほど、学生の志望度は下がります。
通信が乱れた場合でもインターンシップへの支障を最小限に留められるよう、企業側も性能の機材を準備しましょう。
『面接をLINEで完結させるメリット。機材の選び方、当日までの準備』にてMOCHICA編集部が使っている機材を紹介していますので、参考にしてみてください。

4.WEBツールの選択

通信環境と合わせて考えていただきたいのが、インターンシップに使うWEBツールです。
上述のとおり、討議が間延びするほど、学生の志望度が下がってしまいます。
志望度を落とさないためには、スムーズな進行が不可欠です。

インターンシップは、面接に比べ進行工程が多いイベントです。
学生のストレスを減らすには、彼(彼女)らが使い慣れたLINEを使うのが効果的ですが、そもそも企業の担当者が操作に慣れていなければ、スムーズに進行は見込めません。
そのような事態を招かないため、社内にZoomやSlackなどWEBツールを導入している場合は、それらを使うのが良いでしょう。

余談ですが、LINEは学生の利用率が90%を超え「コミュニケーションの主流ツール」となっています。
このため、インターンシップは貴社で導入しているツールで実施して構いませんが、案内はLINEで送った方が学生の目に止まりやすくなります。

5.参加者をグループ分け

ナビサイトやSNSで学生を集めたら、当日までに参加者をグループ分けしましょう。
対面形式でグループワークを実施する場合、学生に進行を委ねた上でグループ分けを施されるかと思います。
ですが、WEBインターンシップは学生同士が顔を合わせません。
WEBインターンシップは、対面形式に比べコミュニケーションを深めにくいため、単に進行を委ねてもディスカッションが停滞してしまう可能性があります。
グループ分けを人事部(またはインターンの担当部署)で済ませておくと、時間を効果的に使えます。

とは言え、人数が多すぎてもディスカッションが停滞しかねません。
人数はディスカッションに必要な「司会」「書記」「タイムキーパー」「発表者」4名に、企業の担当者を加えた5名程度で実施してください。

6.担当部署に注意事項を共有

学生の多くは、セミナーに参加し「選考で長話しは厳禁」「発言内容重複は避けるべき」といったノウハウを聞いてから面接に臨んでいます。
確かに、入社後のビジネスシーンを想定すれば、簡潔に話せたほうが良いのは言うまでもありません。
しかしながらWEBインターンシップは、インターネット回線の状況に左右されやすいため、万全を期しとても音声や映像が乱れてしまう場合があります。

企業の担当者にすれば、それらに乱れや不備を感じたら申し出て欲しいところですが、学生は上記のようなノウハウを数多く聞いているため、申し出をためらいがちです。
インターンシップを始める前に『回線が乱れて聞き苦しい場合、遠慮なく言って欲しい。それは合否には影響しない』との確約があれば、学生は安心して面接に臨めます。
当日は、アカウントを各部署の担当者に委ねるかと思いますが、インターンシップの冒頭で先述の声がけをするよう、事前に周知しておきましょう。

7.参加者への事前連絡

インターンシップを控え、学生の多くは緊張していると推察されます。
学生の緊張をほぐすため、内容周知のため、開催日までに案内があると親切です。

間近に案内を送ってしまうと、学生が対応できない可能性があります。
案内は、少し余裕をもって初日の1週間前までに送ると親切です。
以下、案内の例文がありますので参考にしてみてください。

(1)LINEで言及すべき事柄

対面形式のインターンシップについては、関連書籍やWEBコンテンツが多くリリースされているため、学生は内容をイメージできていると推察できます。
一方で、「WEBインターンシップ」の開催件数はそれほど多くないため、ノウハウをまとめたコンテンツがほとんどありません。
それゆえ、学生はプログラムの内容に対する関心が高いと思われます。

そこで、例文では「初日は『企業を知る』をテーマに、5名でグループワークを実施します」と内容を紹介。
さらに、モデレーターを務める社員の氏名と所要時間、インターンシップ中に使用するツールにも言及しています。
事前にこのような情報があれば、事前に準備できるほか、当日顔を合わせた際にも「この人がLINEに書いてあった■■さんか」と親近感を覚えるでしょう。

また、就職情報会社マイナビが実施した調査によると、学生の3人に1人が、データ通信に上限のあるプランを契約しています。
当日のスムーズな進行のため、学生の経済的負担を減らすため、通信(受講)環境に関する案内があると親切です。

(2)文体について

通常、採用活動で学生に案内を送る場合、文体は「ですます調」が多いかと思われます。
しかし、上の画像のような長文をですます調で書くと、堅い印象になりがちです。
これでは、学生の緊張は緩みません。
そのような事態を避けるために、例文では絵文字と合わせて「本当っっっに」と、ビジネスメールらしくない表現を使用。
セミナーでノウハウを見聞きしている学生は「想像と違う」と感じ、警戒心が薄れるでしょう。

インターンシップ中の動き

インターンシップ中に不明点を解消できなければ、学生の志望度は下がってしまいます。
企業にとってインターンシップは慈善活動ではありませんので、旅館のようなおもてなしは不要ですが、志望度を下げないためには学生が質問しやすい環境を構築しなければなりません。

1.ガイダンス進行

環境づくりのカギとなるのがガイダンスの冒頭です。
WEBインターンシップに多少のノイズは付きものですが、上述のとおり学生の多くは聞き苦しい点があっても申し出ません。
インターンシップ全体をスムーズに進行するため、ガイダンスの冒頭で必ず「聞き苦しい点があったら、進行を遮っても構わないので申し出てほしい」と伝えてください。
人事担当者から「進行を遮っても構わない」と言われれば、学生は声を上げやすくなります。

2.グループワークの進め方

選考でグループワークを実施する場合、企業の担当者は進行に関与しないものと思われます。
しかし、インターンシップの目的は「学生さんとの接点確保」であり、選考のような「学生のふるい落とし」ではありません。
上述のとおり、討議の停滞は満足度の低下を招きます。
グループワークの最中、意見が出なかったり、グループワークの趣旨から外れていたりする場合には、モデレーターの社員がフォローを入れてください。

3.中日(なかび)にフォローを入れる

インターンシップ中は、モデレーター約の社員を中心にプログラムを消化されるかと思いますが、話す機会が増えるがゆえに相談しにくいことができてしまう可能性もゼロではありません。
そのようなケースも考慮して、人事部(LINEの運用担当)からもコミュニケーションがあると良いでしょう。

学生の多くは職業選択の一環でインターシップに応募しており、この時点で「自分にとっての適職」を明確にイメージできていない人が多いと考えられます。
そんな中「肌に合わない」と感じれば応募を見送ってしまうでしょう。
企業からすれば違和感を覚えた時点ですぐに相談してほしいところですが、学生の多くは「失礼があってはならない」と考えています。
それゆえ、どの程度相談して良いのか…と悩む学生は少なくありません。

そこで、人事がコミュニケーションを取り学生の心情を推察。もしも、学生から「▲▲に挑戦したい」「●●制度について伺いたい」などの申し出があれば、配属先と相談できます。
希望を叶えられるか否かは受け入れ時の状況によると思いますが、実現するために動いた事実は、学生にとって志望度が下がる要因にはなりません。

インターンシップ終了後

現行の就活スケジュールでは、インターシップ後企業から学生に連絡を取る必要はありません。
しかしながら、限られた期間内で学生の多くは志望企業を絞り込むため、複数のインターシップに応募していると考えられます。
つまり、長期間コミュニケーションを取らずにいると、学生が他の企業に目移りし、志望度が下がってしまう可能性も否定できません。

1.連絡のタイミングとフォローの進め方

インターシップ終了後、時間が経ってから連絡を取ると学生がすでに内容を忘れているケースがあります。
学生がインターシップを終えたら、できるだけ早急にLINEを送るべきです。
何を書いて良いか分からない場合は、インターンシップの感想を聞いてみてください。

学生から「可能ならばケーススタディーをもう少し体験したかった」など、具体的な感想が聞ければ、次回の参考にできます。
1対1のコミュニケーションが可能なLINEで定期的に近況を聞いたり、イベント情報を共有したりすれば、学生は「自分だけに情報を教えてくれた」と感じるものです。
その繰り返しが、学生の志望度を高めることにつながります。

余談ですが、学生にとって企業とのコミュニケーションは、非常に気を使う行為の1つです。
最初の連絡で、『何時に返信していただいても構いません』と言及しておけば、コミュニケーションのハードルが下がり、学生からの返信が見込めます。
インターンシップ後のフォローについては、『モチベーション低下防止に有効な「インターン後のフォロー」とは』にてまとめていますのでご一読ください。

まとめ

対面・WEB、開催形式に関わらず、インターンシップを「入社」につなげるためには、学生と良い関係を構築する必要があります。
インターンシップに参加する学生が求めているのは、業界の動向や仕事内容、会社の雰囲気など「社員しか知らない情報」です。
対面形式のインターンシップならば、学生に来社いただくことでそれらを伝えられますが、WEBで開催する場合そうはいきません。
ゆえに、WEBでのインターンシップは実務ではなく座学が中心になるかと思われます。

学生はスマートフォンやタブレット端末で、企業概要を調べられます。
そのため、説明の時間が長くなるほど学生に飽きられがちです。
そのような事態の回避策として、経営課題の解決策を討議する、新商品の企画を考えるといった「グループワーク」があります。

ただし、学生の多くは限られた期間内で志望企業を絞り込むため、複数のインターシップに応募していると考えられます。
記事中にも書きましたが、長期間コミュニケーションを取らずにいると、学生が他の企業に目移りし、志望度が下がってしまう可能性も否定できません。

良い関係を構築には、「学生が求める情報の提供」と「終了後のフォロー」が不可欠です。
MOCHICAでは、専任のスタッフが付き、アカウントの導入やメッセージの作成をサポートさせていただきます。
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