【内定者フォロー】メンター制度のポイントと有効な連絡手段

メンター制度
採用活動を終えたときに考えなければならないのが、内定者に無事に入社していただくこと。
せっかく時間をかけて、選考を進めたのですから、内定辞退は避けたいところ。
そこで重要となるのが「内定者フォロー」。
入社まで内定者をしっかりとサポートできれば、そもそも内定辞退は起こらないはずです。
本記事では、そのための施策である「メンター制度」についてご紹介します。

内定者フォローとメンター制度の概要

従来「内定者フォロー」とは、内定後の事務連絡(研修のお知らせなど)を主目的としたものでしたが、近年、そのニュアンスが変わりつつあります。
2012年頃から経済状況が好転した一方で、各業界が人手不足傾向に。
各社が一斉に採用活動に注力しはじめたことで、人材獲得競争が激化。いわゆる「売り手市場」となっています。

これは、学生側からみれば、「就職先の選択肢が増えた」ことを意味します。
そのため、現在では「学生の不安を取り除くこと」が内定者フォローのカギになります。
そこで有効なのが「メンター制度」です。

1.メンター制度とは

ひとことで言うならば、メンター制度とは「先輩社員が指導役(メンター)となり、後輩社員に仕事を教えるための制度」です。最近はこれを入社前の内定者に対して、1人につき1名リクルーターがついて、メンターとしてサポートしていきます。

人事部ではなく、配属先の社員がメンター(指導役)になりますので、学生にとっては配属先の雰囲気を早い段階から体感できる、といったメリットがあります。

もともとは、中途入社の社員らを対象にした人材育成法の1つでしたが、近年では、内定者や若手社員のモチベーション低下をための手段として注目されつつあります。

2.具体的な取り組み(一例)

メンター制度の活用例として、以下のようなものがあります。

内定者のモチベーション把握

自分の意志で入社した、とはいえ初めての環境に身をおくのは誰だって不安になってしまうもの。
学生の「入社後、無事に仕事をこなせるだろうか」「同期や上司とうまくやれるだろうか」といった不安を少しでも、解消すべく、職場の様子を添えてメールや電話で個別にフォローします。

研修時の指導

内定承諾後、学生に対し、入社前研修などを実施することがあるかと思われます。
その際、メンターがついていることで、研修時におけるモチベーションの把握をしやすくなります。そのため、研修時に感じて違和感やギャップに関して早期の段階でフォローにはいることができます。

3.メンター制度を導入する際の注意点

メンター制度を取り入れ、先輩社員をつけることによるメリットが多数あります。ただし、注意点もあります。それは、やはり先輩社員の力量や惹き付け具合により、パフォーマンスが大きく変わることです。
ある程度仕事で結果を出していないと、学生からは尊敬されませんし、自分の業務ばかりに振り回されている人では、学生の細かいフォローにまで気が回らないでしょう。
そのため、人選は非常に大切です。可能であれば、同じように新卒で入社した2~3つ上のエース社員を抜擢すると良いでしょう。もちろん、その際には、その社員の周りにもメンターを任せることを周知し、日頃の業務に対する理解を得ることも重要です。

4.学生と連絡を取るための「最適なツール」とは?

さて、学制にどれだけ情報発信しても、それを学生に読んでもらわなければ、内定者フォロー(メンター制度)は成り立ちません。
しっかりとしたサポートを実施するためには、学生の目に止まりやすいツールで情報を届けることが求められます。

学生のコミュニケーションツール

では、現在、若い世代はどのようなツールを積極的に利用しているのでしょうか。

現在の主流ツール

上記は、東京工科大学が2018年に行ったコミュニケーションツールに関する調査結果です。
それによると、学生のほぼ全員(98.0%)が日常用の連絡手段としてLINEを利用。
就職活動で積極的に用いられる「メール」の利用者は、2016年以降全体の1程度に留まっています。

就職活動におけるコミュニケーションツール


当社にて2018年に行ったアンケート調査において、学生に対し「就職活動で利用したいコミュニケーションツール」を尋ねたところ「メール」「電話」を合わせて6割に到達。
「LINEを利用したい」と考える学生は全体の1割程度に留まっています。
「プライベートはLINE」「就職活動では、メール(電話)」と考える学生が多いようです。

企業のコミュニケーションツール

では、企業はどうでしょうか。

同じく当社にて2018年に行ったアンケート調査において、企業に対し採用活動時の連絡手段を尋ねたところ、メールが92.8%で最多。企業においては、まだまだ「メール」が主流となっています。
しかし、「今後、導入を検討するツール」について尋ねたところ、51.5%が「LINE」と回答。
このことから、将来的にLINEがコミュニケーションツールの主流となることが考えられます。実際のところ、近年、大手を中心にLINEアカウントで情報発信を行う企業が増えています。

内定者フォローに最適なツールとは?

上述のとおり、せっかく情報を発信しても、それが読まれなければ内定者フォローを成立しません。
「読まれやすい」という点では、学生の利用率が高い「LINE」を使うのが良いでしょう。
近年では、LINEで採用情報を発信したり、メンターと内定者が個別につながったりするケースが増えています。
学生が就職活動に利用したいと思わないツールだからこそ、メッセージ埋もれてしまう可能性は低くなります。

ただし、学生にとってLINEはプライベート用の連絡手段です。
いくら内定者フォローのため、とは言え、発信の内容によっては不快に感じる人もいるかもしれません。
発信の頻度と内容には、「学生を不快にさせないための配慮」が求められます。

運用時の注意点

最後に、LINEアカウントを運用する際の注意点をまとめていきます。

1)発信の頻度

情報発信の頻度は、目的に応じて変えるのが良いでしょう。

例)
・研修情報→研修当日までに2~3回(研修の3週間前に1~2回/研修の前日に1回)
・フォローを目的とした場合:月4回(週1回程度、部署内の情報を発信)

連絡回数があまりにも多いと、学生が不快に感じるかもしれません。
たとえば、研修内容を伝える「連絡」が目的であれば、研修当日までに3回程度が良いでしょう。
当日、遅刻者などが出ないように、前日に連絡があると親切です。

一方、「内定後のフォロー(コミュニケーション)」を目的とした場合は、もう少し頻度が高くても良いでしょう。
学生のモチベーション低下による内定辞退が考えられるような場合には、別途、質問によるフィードバック等があっても良いかもしれません。

逆に、内定辞退の可能性が低いようであれば、配信頻度は月に1~2回程度でも構いません。
フォローを目的とした配信頻度は、内定者個々の状況に応じて変更してください。

2)発信する内容

内定後だからこそ、今後の生活を想像し「同期や上司とうまくやれるだろうか」「入社後、無事に仕事をこなせるだろうか」といった不安が出てくるもの。
学生の不安を放置することは、のちの内定辞退へとつながります。
そのような事態を防ぐために、メンターは学生の不安を取り除くような情報を発信する必要があります。

職場の様子を伝える

たとえば、「職場の様子を伝える」という方法があります。
このとき、単に「先日こんなことがありました」ではなく「〇〇さん(内定者の名前)は、風邪引いていませんか?」「内定後、気になることはありませんか?」など、文章を疑問形で終えてみてください。
単に「報告」ではなく「質問」で終えることで、学生との会話のきっかけができます。
これにより、学生個々の状況を把握しやすくなります。

参考書の紹介

また、入社までに勉強して欲しいことがある場合には「参考書の紹介」が良いでしょう。
実務に必要な知識に言及、参考書などを紹介することは、学生にとっての安心感につながります。

最後に

今回は、内定者フォローの施策の1つである「メンター制度」について紹介させていただきました。
内定辞退を防ぐためには「学生が不安を言いやすい環境を作ること」が不可欠です。
そのために「メンター」という存在や、学生との密なコミュニケーションが重要になります。

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