応募者管理をエクセルから「採用管理システム」へ移行で生じる課題の解決策

最終更新日 2023年3月22日

「LINEと連携する採用管理システムを導入すると、業務を効率的に進められるらしい」という情報をセミナーやウェブ記事で見聞きした経験はあれど、応募者の情報管理をExcelを使っている企業様は一定数あるかと思われます。
Excelは、出身学部や専攻に関わらず、学生時代から触れるアプリケーションであるため、誰でも使えるツールと言えます。
中には、入社後の業務を想定し、早い段階からOJTなどでExcelの使い方を指導する企業様もあるでしょう。

そんな、誰でも使えるExcelですが、採用業務においては1つデメリットがあります。
それは、応募者の情報入力に時間がかかることです。

より正確に言えば、単に応募者の氏名を入力するだけなら、それほど時間は要らないでしょう。
が、採用業務に必要な情報は氏名だけではありません。

学生1人ひとりの、エントリー状況／選考の進捗と伝達事項、など、複数の項目を入力していると時間がかかってしまう…というのが実情でしょう。

その工数を削減すべく、採用管理システムへの導入を検討し始めたものの「予算がネックになり話が進まない」。
あるいは、人事担当としては、採用管理システムに舵を切りたいけど、「経営人や、社内で決裁権をもつ社員様は、その気がなさそう…」話が立ち消え状態のまま、進んでいない人事担当者様もいらっしゃるでしょう。

本記事では、そのような悩みを抱える人事担当者様に対し、『応募者管理をExcelから「採用管理システム」への移行で生じる課題の解決策』をまとめていきます。

採用管理システムの相場を知る

「採用管理システム」と検索すると、山のように比較サイトが出てきますが、それらの情報をひとことで言うならば、採用管理システムの相場は、導入費用を含んで月額0円〜40万円程度です。

「採用管理システム＝有料」とのイメージがつきがちですが、実は無料で使えるシステムもあります。

自社で求める機能を決める

金額の振り幅が大きいので、相場だけではシステムを決められないでしょう。
そこで次にやっていただきたいのが機能の厳選です。

料金の振り幅から、なんとなくご想像いただけるかと思われますが、ひとくちに「LINE連携型採用管理システム」と言っても、できることはさまざまです。
具体的には、マイナビやリクナビをはじめとする、各種ナビサイトとの連携できるシステム、応募者の情報管理だけでなく、選考の評価まで完結できるシステムもあります。

ただ、機能が充実すれば1ヵ月あたりの利用料金も高くなります。
加えて、お伝えしておきたいのが「機能を充実させるほど使いにくくなってしまう可能性が高くなる」との事実です。

採用管理システムの利便性を紹介する本記事において、この点に言及することに矛盾を感じる人事担当者もいらっしゃると思われます。

具体的には、記事の冒頭でExcelは、学生の動向を入力するのに時間がかかると書きましたが、それを「志望度別」、「将来描いているビジョン別」と、より細かく分類するイメージです。
どちらもあったら便利な情報ではありますが、登録できる情報が増えると必然的に採用管理システム上の階層も増えます。

そうなると、いざグループディスカッションや面接の評価を書こうとすると「階層が複雑でどこに書くべきかわからない……」と経営者が頭を悩ませるケースは少なくありません。
採用管理システムを頻繁に使う人事担当者様は、階層の設定も担当されるため少しずつ慣れていきます。
が、経営陣や決裁権をもつ社員様が選考に携わる時間は、人事担当者様と比べて少ないでしょう。
それゆえ、階層の設定が決裁権をもつ社員様の指示だったとしても、実際にご自身では操作していないため、選考評価で使えない…との現象が起きてしまうのです。

これをExcelで例えるならば、それまでは並び替えのみで管理できていたのに、急にマクロやVBAがないと、従来通り、管理できなくなったようなもの。
マクロやVBAは便利ですが、知識がないと扱えませんよね…。

機能が豊富だから工数を削減できるとは限りません。
工数を削減するには、当該システムに含まれる機能が、本当に自社で必要か論議する。

もっと踏み込んで言うならば、貴社はLINEと連携できる意外に、採用管理システムにどんな機能を求めるのかを話し合う。
その上で、予算の範囲内で欲しい機能が付いているシステムを選ぶと、導入後、スムーズに運用できます。

MOCHICAはどうなのか

と、ここまで、採用管理システムの効果と選び方について書いてきましたが、最後に少しだけMOCHICAの特徴を説明させてください。
上述にて、相場と機能の話しをしていますので、以下、それに沿って書いていきます。
人事担当者が採用管理システムを検討する際の、参考になりましたら幸いです。

1.料金と月々のランニングコスト

まずは料金面についてMOCHICAでは「ライトプラン」と「スタンダードプラン」の2つを展開しております。
料金は以下のとおりです。

上記のとおり、初月のみ税込みで最大13万円かかってしまいますが、企業様の「導入のしやすさ」を優先し、それでもMOCHICAと同等の機能を備えた採用管理システムより、10万円程度お安くご利用していただけます。
2ヵ月目以降は、月額料金が最大65,000円となりますので、月々、いちばん高いスタンダードプランでも相場より2万円安くご利用可能です。

どちらのプランでご利用されるかで変わりますが、上記と、商業用LINEアカウントの費用（最大15,000円）を合わせて、ランニングコストは最大、月額80,000円になります。

無料プランはございませんが、システムの体験会を随時開催しております。
体験会は単に「触るだけ」ではなく、<専任のスタッフが『貴社の課題を伺いながら、採用管理システムをどう使えば、それを解消できるか』を念頭に置き、人事担当者様が実務で使える情報を提供いたします。

2.サポート体制

MOCHICAは、並走型で運営しております。

ご成約後は、商社や各種メーカーで人事業務を担った社員が、「専任サポート担当」として、貴社の採用活動に伴走いたします。
採用管理システムに求めるのは第一に、採用業務がスムーズになること。
導入後、ご不明点があれば、チャットや電話でご相談ください。
すぐにスタッフが解決策を提示いたします。

また、私たち運営部は「人事担当者様は学生の惹きつけに業務の重きを置くべき」であると考えています。
採用活動を進める過程で「思ったよりも、学生から返信がない…」「どんな情報を提供すれば採用がうまくいくのか…」といった課題が出てくるでしょう。

採用課題は企業様の数だけあります。それは一般論では解決できません。
これまでWEB媒体や本を読み、課題解決のヒントを得ても「書いている情報は正しいけれど、自社では応用できない…」と施策を悩んだ経験があるかと思われます。

企業様ごとに課題は異なるため、具体的な内容に関する言及は控えますが、万人に共通する一般論ではなく、貴社に必要な施策をご提案いたします。
私たちは貴社にとって、かゆいところに手が届く存在でいるために、「現場ですぐ使える」をテーマに、システムの使い方〜施策の提案など、採用に係る業務のすべてをサポートさせていただきます。

3.機能面

運営部が「現場ですぐ使える」をテーマにしたのは、これまでの経験が関係しています。
このテーマに決めた理由は、MOCHICAの運営母体であるネオキャリアも情報管理に苦戦した過去があるからに他なりません。

具体的には、以下の2点を重視しています。

（1）インポートの容易さ

Excelから採用管理システムに切り替えたときには、それまでExcelに入力していたデータを、採用管理システム内に移行させる必要があります。

とは言え、その作業に時間かかってしまっては「現場ですぐ使えるシステム」とは呼べません。
MOCHICAにおいては、実用性を第一に考え、「バグがなく、動作の早いシステム」を念頭において開発を進めました。

Excelのデータは、ドラック&ドロップし、ボタンを1度押すだけでMOCHICA内に保存されます。
このほか、マイナビ・リクナビのデータをMOCHICA内に取り込むことも可能です。

以下の動画にて、インポートの手順を紹介しておりますので、ご覧ください。

（2）シンプルな管理画面

私たちは貴社の採用活動に携わるすべての社員様が、「どこを押せば、必要な機能にアクセスできるかがひと目で分かる」管理画面を追求しました。

具体的には管理画面の縦軸に「応募者管理」「選考」「応募者への通知」「フラグ管理」「設定」「ヘルプページ」の6項目に集約。
横軸を「基本統計」「エントリー推移」「採用進捗」「登録種別応募者数」の4つにまとめています。

たとえば、「選考」をクリックすると、以下の情報が出てきます。

学生の選考状況と、会社説明会や面接の日程が表示されます。
さらに、ここからの絞り込みできますので、Excelでフィルターをかけているのと同じ感覚でご利用いただけます。

採用人数を増やす中で、弊社でも業務工数の多さが大きな課題でした。
が、採用活動のゴールは、応募者1人ひとりから「入社」の返事をいただくこと。情報管理はその過程に必要な作業でしかありません。

貴社が、学生にとって志望度の高い企業と認識されるためには、彼（彼女）らとのコミュニケーションが不可欠です。

弊社の過去の経験から、その時間を確保するには、今、情報の入力に使っている時間を減らす必要がある、と、考えました。
が、Excelと同じように操作できなければ、慣れるまで時間がかかり“コミュニケーションのロス”が生じてしまいます。

このような機会損出は採用活動において、大きなダメージです。
過去の経験を踏まえ、私たち運営部は「Excelと同じ感覚ですぐに使えるシステムを作ろう」との結論に至ります。

人事担当者様が業務の合間に、手軽にご利用いただけなければ導入の意味がありません。
どなたでも、すぐに活用できるような設計を何よりも重視しました。

まとめ

採用管理システムは、人事担当者様の業務を楽にするためのものです。
ですので、扱いやすさがシステム選びの第一条件になるでしょう。

システムにかかる料金は、導入費用を含んで月額0円〜40万円とピンキリです。
それゆえ、金額を最初に見ると、どれが自社に合っているのか判断に迷ってしまいます。
そのような事態を防ぐため、先に「貴社が求める機能」を決めてから、金額をみるとシステムが絞り込めます。

とは言え、お金を支払う以上「実機を触らなければ、検討と最終的な判断はできない」というのが人事担当者様の本音だと思います。
MOCHICA運営部では、オンライン形式でデモ機の体験会を随時実施しておりますので「機能や月額費用について、もっと詳しく知りたい」など、ご不明点がございましたら、以下のフォームよりいつでもお申し込みください。

MOCHICA体験会 お申し込みフォーム

お申込みいただいた方へ、別途日程調整をさせていただきます。
また、同業他社、個人事業主、学生の方のお申込みはお断りいたします。
参加人数は1社あたり2名様までとさせていただきます。

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