採用工数を削減するには?管理システムの選び方・運用方法


政府が定める「就活ルール」期限内に内定を得るべく、学生の多くは同時期に複数の選考を受けています。
採用活動を展開する際、他社との競争は避けて通れません。
その中で、学生に「ここで働きたい」と思っていただくためには、人事担当者と学生のコミュニケーションが不可欠です。

株式会社プレシャスパートナーズが、21年卒の学生に実施した調査によると、およそ3人にひとりが内定承諾の決め手として「会社の雰囲気」を挙げています。
広報活動の段階から社員の人柄や部署の雰囲気を発信し、説明会などで誠実に質問に答えていれば、学生の志望度は高まるでしょう。

しかしながら、採用担当者の業務内容は採用サイトのメンテナンス・運営、面接日程の調整、各種採用イベントの企画などさまざまです。
業務内容が多岐にわたるため、学生とコミュニケーションを取りたくてもその時間がない…と悩む方もいらっしゃると思われます。
本記事では、そのような悩みを抱える人事担当者様に向けて「業務工数の削減方法」をまとめていきます。

現状の工数を削減するために

採用担当としてのルーチンワークがあるかと思われますが、現状のまま学生とコミュニケーションを取るための時間を捻出するのは難しいでしょう。
まずは、ルーチンワークの中に削減できる業務がないか検討していきます。
会社によって若干の違いはあるかと思われますが、以下が人事担当者の担当業務です。

1.業務内容の整理

【採用担当者の主な業務内容】

1.連絡系
  ●面接の日程調整(学生、面接官両方)
  ●説明会・面接の前日連絡
2.更新系
 ●採用サイト/ナビサイトの更新およびメンテナンス
 ●インターンシップ用サイトの更新およびメンテナンス
3.運営系
  ●インターンシップ企画・運営
  ●内定者フォロー
  ●内定者懇親会の企画・運営
  ●内定式運営

採用担当者の業務は大きく「連絡系」「更新系」「運営系」の3つに分けられます。
このうち、学生の入社意欲に直結するインターンシップの企画・運営/内定者フォローなど、運営系の業務は採用担当者が行うべきです。
一方、日程調整や更新業務は他のメンバーが対応しても構いません。。
もちろん、人事部としては必要な業務ですが、学生と企業の窓口役を務める社員が必ずしも担うべき業務ではないでしょう。
「窓口役を務める社員が本当に担当すべき業務か」を意識し、内容を整理するだけでもコミュニケーション機会の確保が可能になります。

2.コントロールできない箇所への対処法

採用担当者が工数を削減できない原因として「学生からの返信が遅い(またはない)」ことが挙げられます。
上述のルーチンワークについては人事部内で対処が可能です。しかし、返信するか否かは学生が決めるべきこと。
人事部ではコントロールできません。

本来、「工数を削減する」という点においては、連絡が遅い学生を「脈なし」と断定し、他の学生とのコミュニケーションに注力したほうが目的を達成できます。
しかしながら、そうしてしまうと採用数を確保できないため、採用担当者様の多くが、粘り強く学生に連絡されていることと思います。
少しややこしい話ですが、学生とのコミュニケーションが工数削減の足かせになっているのです。
工数を削減し、コミュニケーションの時間を確保するには学生へのアプローチ方法を見直す必要があります。

(1)コミュニケーションツールの選び方

東京工科大学が実施したアンケート調査によると、学生のコミュニケーションツールは「LINE」が2014年以降少しずつ利用率を伸ばし、2019年には95.9%を記録しています。

おそらく、メールにはなかったスタンプ機能や拡張性の高い絵文字が若い世代に受け入れられ、たった5年で利用率が大きく伸びたのでしょう。
また、同アンケートにおいて通話の手段を、「LINEの通話」が「キャリアの通話」を大きく上回っています。

LINEは友だち登録者同士でコミュニケーションを取るアプリケーションです。
それゆえ、知らない番号から電話がかかってくる心配がなく、大手キャリアの通話より利用しやすいのでしょう。
裏を返せば、LINEはビジネスシーンで主流の電話やメールに比べ、読んでもらいやすく、返信もしてもらいやすいツールと言えます。
以下、運用方法を具体的に言及しますので、工数削減や学生とのコミュニケーションに課題を感じている採用担当者様は、それを参考にLINEの導入を検討してみてください。

工数削減を生むLINEの運用方法

採用活動において、LINEには返信されやすい、連絡事項を見落とされにくいといったメリットがあり、現在はそれを活かすべくLINEを主軸にした採用管理ツールがリリースされています。
しかしながら、LINEは学生にとって友だちや家族との連絡に使うツールです。
つまり、企業がLINEで一方的に情報を発信するだけでは、すぐにブロックされてしまいます。
業務工数のするには、企業側も学生から返信が来やすい体制を整えなければなりません。
そのために重要となるのが「チームでの運用」です。

1.運用体制

担当者を1人に限定してしまうと、その人が他のタスクに追われた場合、時間が割けず発信が止まり、工数を削減できません。
また、コンテンツを1人で考えていると、早い段階でネタがなくなりがちです。
人員が少ない場合、「最小限の人数で運用しよう」と考えるかもしれませんが、SNSはできる限り複数人で運用した方が、安定的な発信が見込めます。
運用体制とコンテンツの考え方については、『採用活動にLINEを導入・運用するときの注意点まとめ』にて詳しく紹介していますので、ご一読ください。

2.採用管理システムの選び方

LINEと連携した採用管理システムもいくつかあります。
コミュニケーションに特化したもの、採用管理機能に特化したものなど、システムによって特徴は異なります。
改めて、自社の課題は何か、なぜシステムを導入しようとしているのかを振り返ったうえでお選びください。

3.コンテンツの考え方

学生とコミュニケーションを深めるにはコンスタントな情報発信が不可欠です。
しかし、「コンテンツを充実させなければ」と思うほど悩み、工数を消化できないまま発信が停滞してしまうケースがあります。
そのような事態に陥らないためには「曜日ごとにテーマを決める」のが有効です。
たとえば、インターンシップ未経験の学生にアプローチする場合は、以下のような内容が良いでしょう。

【投稿例:週3日投稿の場合】
  ●月曜日:オフィス紹介
  ●水曜日:社員(メンター役を中心に)紹介
  ●金曜日:日常紹介(お昼休みの様子など)
  ●※学生から問い合わせがあった場合は、別途対応する

投稿テーマをあらかじめ決めていれば、コンテンツに迷わなくなります。
また、スキマ時間に各曜日のテーマに沿った写真を撮影し、投稿文を後日考えるなど、工夫すると他業務への影響を最小限に留められます。

4.発信する時間

コミュニケーションの工数を減らすには、学生が返信しやすい時間にメッセージを送る必要があります。
本来このような記事では、明確な発信時間を言うべきなのですが、学生1人ひとりのタイムスケジュールが異なる以上「最適な受信時間」も異なります。
インターンシップの初日など、コミュニケーションの初期段階で学生に、LINEを受け取りたくな時間を尋ね、その範囲外で発信しましょう。

5.文章の作り方

ていねいな言い回しは必要ですが、ビジネスメールのように堅い言い回しが続くと、学生は返信をちゅうちょしてしまうものです。
しかし、だからといって企業側が一方的にフレンドリーな文章を書いても、学生の多くは不信感を感じ返信しません。
コミュニケーションの工数を最小限に留め、学生と良好な関係を構築するには、ていねいさと親和性を両立する必要があります。
以下、「インターンシップのお例文」を題材に文章の作り方をまとめますので、運用の参考にしてみてください。

(1)文体と絵文字の量

上述の通り、やりとりを始めてたった数回でタメ口のメッセージが来ると、学生の多くは不信感をいだいでしまいます。
メッセージのやりとりを開始した当初は文章を敬語で書き、顔文字や絵文字など本文以外のところを華やかにすると、丁寧さと親和性を両立できます。
ただし、やりすぎは逆効果です。絵文字・顔文字は1メッセージあたり4~7個程度に留めてください。

(2)コミュニケーションのハードルを高くしない

学生の多くは就活セミナーに参加し「返信は早めが肝心」との情報を見聞きしています。
たしかに、ビジネスシーンにおいてそれは必要不可欠ですが、「早め」というあいまいな表現しかされていないため、返信時間に迷ってしまう学生は少なくありません。
コミュニケーションの初期段階で、企業側から『何時に返信していただいても構いません』と言及しておけば、ハードルが下がり、学生からの返信が見込めます。
文章の作り方については『【採用プロセス別】LINE例文。インターン募集、内定者フォローなど』にてシーン別にまとめていますのでご一読ください。

6.前日確認をLINEで送る

学生にとってLINEはプライベートの連絡手段です。
学生の多くが普段からLINEを使っているため、企業の運用担当者と関係が構築された状況で前日確認の連絡を送れば、開封率・読了率が高い傾向にあります。
メッセージを無視されにくいため、電話・メールでの前日連絡に工数がかかっていた採用担当者様は、LINEの導入により工数削減が可能です。
実際のところ、MOCHICA運営部が導入企業様に行ったインタビューでも「工数を20時間削減できた」「学生からのレス(返信)が5分以内になった」とのお声をいただいております。

まとめ

記事中にも書きましたが、「電話・メールに比べ無視されにくい」「学生の利用率が高い」という特徴から、LINEは工数削減に適したツールと言えます。
とは言え、1人の社員に運用を任せてしまうと、コミュニケーションの工数を消化しきれず、問題解決にはつながりません。
工数削減には「安定した運用」が不可欠です。
だからこそ、「チームでの運用」「コンテンツを事前に決める」といった施策が有効になります。
業務工数に課題を感じてらっしゃる採用担当者様は、単にLINEを導入するだけでなく、運用体制も合わせて考えてみてください。
MOCHICAでは、専任のスタッフが付き、アカウントの導入やメッセージの作成をサポートさせていただきます。

WEBセミナー:LINEで実現する、採用工数の削減事例


今回お伝えした内容以外にも、様々な工数削減事例や学生へのアプローチ方法が考えられます。
具体的にどのように進めれば良いのか、今回の内容に加えて実際の成功事例や運用方法を無料のWEBセミナーでお伝えしております。

詳細はこちらをご確認ください。