最終更新日 2022年11月28日
「学生の利用率が高いLINEを使えば、電話・メールのように”着信スルー”（または、未読スルー）されないのではないか」との考え方から2018年ごろから、LINEをベースにした採用管理システムが活用されるようになってきました。
まだ、採用管理を導入されていない企業の人事担当者様も、そういった話しを噂程度に聞いた経験があるかと思われます。
採用管理システムをひとことで言うならば「応募学生の選考状況、性別や出身学部をひと目で管理できるシステム」です。
私たちネオキャリアが提供する「MOCHICA」もその1つですが、Excelやスプレッドシートのように人事担当者様が元となるデータベースを設計する必要がないため、ご利用企業様からは「採用活動に係る工数を大幅に削減できた」、「内定承諾率が前年比450％アップした」とご好評をいただいております。
こういった成果はMOCHICAブログに限らず、多くのメディアで目にされていると思いますが、人事担当者様がいちばん考えるのは「自社で導入したとき失敗しないか」でしょう。
「コスト面でも・運用面でもダメージを負いたくない」と考えるのは、働く以上当然だと思います。
そこで本記事では「採用管理システムを導入する際に、人事担当者様にやって欲しいこと」。
「学生に『この会社に入りたい』と思ってもらうための運用体制の作り方」をまとめていきます。
この記事の目次
人事担当者様にやって欲しいこと
TwitterやInstagramが普及した今、学生の情報を選ぶ能力は以前よりも高まっています。
つまり、単に採用情報を告知しても返信は見込めません。
運用を始めても成果が目に見えなければ、どこを目指して良いか分からず発信が滞りがちです。
学生と密なコミュニケーションを図るためには、第一に貴社が無理なくTwitterやInstagramなど、各SNSの運用を続けられる体制を作る必要があります。
1.運用目的の明確化
学生と個別にコミュニケーションをとれるLINEで、Twitter・Instagramと同じ要領で、友だち（登録者）全員に同じメッセージを送っても「密な関係」は構築できません。
政府が就職活動のガイドラインを定めていますが、それに拘束力はなく、実際に就職活動を始める時期は1人ひとり異なります。
大学3年の6月からインターンシップを始める人もいれば、9月からインターンシップに参加する人もいます。
「インターンシップを終えた」と考えている学生に対して、案内を送ってもエントリーは期待できません。
学生は内定を得るまでに、「インターンシップ」「説明会」「選考」などの過程をたどります。
このため、単に「人材を集めたい」と見切り発車するのではなく、どのフェーズの学生にアプローチするかを明確にしておくと、メッセージを送るべき相手が明確になり、運用が滞りにくくなります。
2.アプローチする学生の明確化
アプローチする学生を明確にする際は「採用プロセスの細分化・分析」が有効です。
たとえば、ひとくちに「インターンシップに関係する学生」と言っても、それは大きく以下の3つに分類できます。
●すでに、数社でインターンシップを経験し、新たな応募先を学生
●自社のインターンシップを終えた学生
インターンシップを探している状況は同じですが、未経験の学生は会社の雰囲気が気になると思われます。
そのため、未経験の学生にアプローチする場合は、早い段階でオフィスの写真や日常風景を伝えるのが効果的です。
一方、すでにインターンシップを経験している学生は、自分に合う企業を見極めるために「同業他社との違い」を重視していると推察されます。
ですので、この場合はオフィスの写真にくわえて、実習内容の説明、自社で特に力を入れている点の説明があると、親切です。
また、限られた期間内で内定を得るべく、学生の多くは複数の選考を同時に受けています。
このため、インターンシップ終了後コミュニケーションをとらずにいると、学生の志望度が下がってしまう可能性も否定できません。
インターンシップを終えた学生には「いかがでしたか？」とひと声あったほうが良いでしょう。
各プロセスを細分化し、想定される学生を分析すると、「誰に送るか」を明確にできます。
3.ツールの選び方
LINEをベースとした採用管理システムの導入・運用をサポートしているMOCHICA運営部としては、正直「LINEを使ってください」と言いたいところなのですが『利用率が高いから』との理由で学生にLINEの使用を促すのは絶対にやめてください。
上述のとおり、LINEの＝プライベートにおける連絡手段と考え「就職活動ではメールを使いたい」と回答している学生も4割程度います。
▷（株式会社ネオキャリア「22年卒に対するアンケート調査」より出典）
学生の多くは選考を見据え「企業にわるい印象を残したくない」と考えているため、人事担当者様の要求を否定しません。
それゆえ、人事担当者様が『連絡にはLINEを利用したい』といえば、彼（彼女）らは応じるでしょう。
ですが、内心は「プライベートの連絡手段を侵略された」と考えている学生がいないとは言い切れません。
そんな中、人事担当者様が”数の原理”だけをみて、連絡手段を「LINE」1つに限定してしまったら、学生は貴社を「良い企業」とは思わないでしょう。
最初の接触の時点で数の原理だけをみて対応してしまっては学生の志望度はあっという間に下がってしまいます。
言うまでもなくこれでは「入社」は期待できません。
連絡手段にどのツールを使いたいかは学生1人ひとりの希望に合わせましょう。
採用管理システムへの移行・導入を検討している人事担当者が懸念されるのが費用面とサービスのサポート体制かと思われます。
MOCHICA運営部では、人事担当者様のそのような懸念点を解消するためにご契約前にデモアカウントを発行。事前にMOCHICAの管理画面を見ながら、応募者の分類方法・効果測定といった機能をご体験いただき、「実務において使えるか」実機を通じてご判断いただけます。
私たちは「ご利用企業様の採用を成功させる」との想いで、企業様1社ごとに採用業務のコンサルティングに携わってきた専任のスタッフが付く”並走型”で運営しています。
導入・運用開始後は、貴社専任のスタッフが学生の志望度や、選考状況に合わせたメッセージの作成をサポートいたします。
そのような「失敗しない運用体制」の構築により、人事担当者様におかれましては、採用業務に関する大幅な工数削減を実現させました。
導入時や運用開始後にご不明点がございましたら、いつでも専任のスタッフにご連絡いただければと思います。
MOCHICAの機能面・費用面については、以下の記事にまとめていますのでご一読ください。
4.情報共有のルール設定/採用目標・経過の共有
採用活動に関しては、人事が中心に動くと思いますが、入社後のマネジメントを担当するのは、各部署です。
運用の成果は、各部署にフィードバックしましょう。
実際のところ、LINE導入直後は社内プロセスが変わるため、コミュニケーションのミスが起こりがちです。
それを防ぐために、たとえば以下のようなルールを決めると良いでしょう。
●月に2度、施策（コンテンツ）の立案・見直しを実施する
情報共有のルールが明確になっていれば、混乱は起こりません。
施策に現場サイドの意見が反映される環境を構築できれば、各部署の社員も主体的に「採用活動」を考えられます。
運用時に意識すべきこと
人事と各部署で目的やルールを共有したら、運用を始めましょう。
せっかく運用を始めても発信が滞ったり、学生にブロックされたりしたら、密なコミュニケーションは図れません。
社内で目標を共有したのと同様に、運営を担当する部署内でも「無理なくLINEを続けられる体制」を構築する必要があります。
1.アカウントの運用体制
無理のない体制づくりに不可欠なのが、「複数人での運用」です。
担当者を1人に限定してしまうと、その人が他のタスクに追われた場合、時間が割けず発信が止まってしまいます。
また、コンテンツを1人で考えていると、早い段階でネタがなくなりがちです。
人員が少ない場合、「最小限の人数で運用しよう」と考えるかもしれませんが、SNSはできる限り複数人で運用した方が、安定的な発信が見込めます。
2.コンテンツ内容を決める
複数人で運用を始めても、他業務を兼任している場合、発信が難しい日があるかもしれません。
発信の滞りを防ぐためには「曜日ごとにテーマを決める」のが有効です。
たとえば、インターンシップ未経験の学生にアプローチする場合は、以下のような内容が良いでしょう。
●月曜日：オフィス紹介
●水曜日：社員（メンター役を中心に）紹介
●金曜日：日常紹介（お昼休みの様子など）
●※学生から問い合わせがあった場合は、別途対応する
投稿テーマをあらかじめ決めていれば、コンテンツに迷わなくなります。
また、スキマ時間に各曜日のテーマに沿った写真を撮影し、投稿文を後日考えるなど、工夫すると他業務への影響を最小限に留められます。
3.発信の頻度と時間を決める
学生の多くは、自分のスマートフォンでLINEを利用していると思われます。
企業が「個の結びつき」を重視していても、学生にとってLINEはあくまでプライベートの連絡手段です。
どんなに志望度が高い学生であっても、企業が昼夜問わずメッセージを送ってしまったら不快感を覚え、選考辞退される可能性があります。
早朝（始業前）や夜遅い時間（20：00以降）の連絡は控えるべきです。
連絡の頻度とコンテンツの内容については『【内定者フォロー】メンター制度のポイントと有効な連絡手段』にて紹介していますのでご一読ください。
4.担当者の名前を名乗る
学生にメッセージを送るときには必ず冒頭で名前を名乗ってください。
人事担当者は学生のLINEアカウントや名前を把握していますが、学生は送り手（企業側）の情報を知りません。
たとえ時間をかけてメッセージを書いても発信者の名前がなければ、学生の認識は「企業の人」のままです。
心理的な距離が縮まらなければ、学生からのリアクションも見込めません。
学生にとって社員の名前は、企業を身近に感じられる情報の1つです。
絶対にそうすべきというわけではありませんが、名乗ったほうが学生と関係を構築しやすくなります。
5.大きな主語を使わない
学生にメールを送るとき「みなさん」「学生さん」などの言い回しを使うかと思われます。
しかし、LINEの特徴は「学生と個別にコミュニケーションをとれる」ことです。
そのようなツールで、不特定多数に通用する言い回しが使われていると、学生は「一斉送信している」と感じるでしょう。
そう判断されてしまったら、学生との関係構築も危うくなってしまいます。
LINEにおいて、「みなさん」「学生さん」などを使うのは避けるべきです。
【インターンシップ参加者募集の例文】
採用活動の初期、企業側は人材を確保するために不特定多数の学生にアプローチしなければなりません。
このため「みなさん」「学生さん」を使わないと考えると、書き出しに悩んでしまうかと思われます。
結論から言うと、LINEで個人のトークにメッセージをに送る場合、主語は不要です。
主語をつけようと思えば「あなた宛に」などの言い回しもできますが、上述のとおり、学生は送信者の情報を知りません。
知らない人に「あなた」と言われたら、良い印象には写らないでしょう。
文脈がしっかりしていれば、主語がなくとも情報は伝わるものです。
主語を省くことで、企業は不特定多数の学生に訴求しつつ、学生1人ひとりにもアプローチできます。
だたし、問い合わせに対する返信など、相手の名前が明確になっている場合には、冒頭に『●●さん、こんにちは』と学生の名前を明記してください。
余談ですがMOCHICAでは、個人名の自動挿入が可能です。
MOCHICA上で投稿を作成すれば、学生には自分の名前が入ったLINEが届くため、より高い訴求効果が見込めます。
6.文章の差別化には「代弁」が有効
採用活動は、企業主導になりがちですが、一方的に情報を流すだけでは学生に選ばれません。
それではTwitterやInstagramと様変わりしないため、ブロックされてしまうでしょう。
本来、情報を得るだけならTwitter・Instagramをフォローするだけで十分にもかかわらず、LINEまでフォローしている学生の志望度は高いと言えます。
とは言え、働いた経験のない学生はビジネスパーソンとのコミュニケーションを控え、かなり緊張していると推察されます。
そんな学生と距離を縮めるために意識していただきたいのが「代弁と問いかけ」です。
たとえば、インターンシップの参加者を募集する場合は、「お越しください」と書くだけで意味は伝わりますが、これだけではTwitter・Instagramと変わらず、良い反応を得られない可能性があります。
そこで、上述の例文では「スーツを着ていると誰だって無意識のうちにかしこまってしまうもの」と学生の心境に言及。
その後、説明会の特徴へと話しを展開しています。
通常、選考の案内にこのような一文はありません。
就職活動のセミナーなどで、ビジネスメールの定型文を練習した学生は「堅い文章が届く」と考え、より緊張していると推察されます。
そんな中、このようなメッセージが届けば学生は「企業の人でもそうなんだ」と、ビジネスパーソンを少し身近に感じるでしょう。
アプローチしたい学生の不安点を整理し、文中に盛り込むとTwitterやInstagramと差別化でき、学生と関係を構築しやすくなります。
文章の作り方については、『【採用プロセス別】LINE例文。インターン募集、内定者フォローなど』にて紹介していますのでご一読ください。
評価
運用を始めたものの、評価がないがしろになり、成果が出る前に運用を止めてしまうケースもゼロではありません。
現状の施策がどの段階にあるかを見極めるためにも、運用を始めたら定期的に「評価」を行い、社内で共有しましょう。
LINE（MOCHICA）の管理画面からアクセス数を確認できます。
事前に決めたルールに沿って社内で評価を行ってください。
評価の際もっとも避けるべきなのが「数字に左右されてしまうこと」です。
同じ内容を投稿した場合でも、投稿の時期・時間によってアクセス数が異なるケースがあります。
たとえば、授業やアルバイトの合間にLINEを熟読する学生はいません。
学生がスマートフォンを見るのは、時間ができたときです。
日中あまりアクセス数がなかった投稿も、時間にゆとりのある夜ならばアクセスが集まる可能性があります。
つまり、アクセス数がない＝ダメな投稿とは限りません。
数字だけを意識していると、施策の状況を見誤りがちです。
そのような状況に陥らないために、さまざまな可能性を考えながら評価し、次の施策を検討しましょう。
まとめ
インターネットやTwitter・InstagramなどのSNSが普及した今、学生は貴社の評判をスマートフォン1つで簡単に調べられます。
冒頭にも書きましたが、彼（彼女）らは、それをとても気にします。
インターネットやTwitter・Instagramの情報から「ブラック企業」という印象をもたれれば。彼（彼女）らの志望度は急降下。
これでは彼（彼女）らが持ち駒として貴社を考えていたとしても「第1志望に落ちたときの滑り止め」くらいに認識されるのが関の山です。
そのような事態を防ぐために人事担当者様にやっていただきたいのが「学生に高圧的な態度をとらないこと」。
そして、人事担当者様からこまめに連絡をとり「学生1人ひとりが悩みや不安を打ち明けやすい雰囲気、それになるべく早く答えられる体制」を作っておくこと。
採用業務は、人事担当者様だけが、がんばっても業務に積極的な学生を採れません。
それゆえ、人事担当者様と各部署の責任者が連携し「上記のような対応・体制づくりを会社全体でできるか」が採用成功のカギとなります。
採用管理システムの料金は月額8000円台〜40万円程度と多岐にわたります。
弊社で提供しているMOCHICAにおいては、第一に「企業様が失敗しない方法」を念頭におき、上述の体制で運用しております。
ご利用料金についても「できる限り企業様の財政を圧迫したくない」との思いから、月額25,000円からご利用いただけるようにしました。
とはいえ、採用は貴社の未来を左右する業務です。
「実際に触ってから導入するかしないかを判断したい」のが人事担当者様の本音でしょう。
記事中でも触れましたが、運営部では実機体験イベントを随時開催しておりますので、いつでもお申込みいただければと思います。
このほか、以下より採用管理システム導入前後の効果をまとめた資料を配布しておりますので、採用管理システム選びの参考にしてみてください。
「LINEの導入・運用」に関する資料を無料配布中
さまざまなコミュニケーションツールがある中で、LINEは学生の利用率が90％を超えており「主流」と言えます。
学生に入社していただくためには、「エントリー」～「入社」の間に生じる不安をその都度解消しなければなりません。
選考直前に不安を感じる人もいれば、内定承諾後に不安を感じる人もいるでしょう。
もちろん、電話やメールによるフォローされるかと思います。
しかしながら、学生が不安を感じた直後にフォローできなければ、不安が大きくなり選考や内定を辞退してしまう可能性が考えられます。
電話やメールだけでなく、学生の利用率が高いLINEも合わせて使うと、学生が自分のタイミングで不安を打ち明けやすくなります。
学生が不安を打ち明けやすい環境の構築は、採用活動の効率化にもつながるでしょう。
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LINEの導入を検討されている企業様や、学生とのコミュニケーションに課題を感じている企業様は是非お申し込みください。
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