最終更新日 2022年12月14日
「優秀な学生には、脇目も振らず自社に入社して欲しい」
売り手市場の今、人事担当者様なら誰もがそう思うでしょう。
そんな人事担当者様の願いを叶えるべく開発されたのがLINEと連携した採用管理システムです。
もはや説明不要かと思われますが、LINEは2013年頃から広い世代で利用されているコミュニケーションツールです。
プライベートでLINEを使っている人事担当者様も多いと思われます。
LINEの利用率は年を重ねるごとに高くなり、2022年には学生の99.5％が「LINEを利用している」と回答しています。
そんな利用率の高さを背景に、この記事を読んでいる人事担当者様も「採用活動にLINEを使うのは良いっぽい」という噂を聞いた経験があるでしょう。
ですが採用業務は貴社の未来を左右する大切な仕事の1つです。
「噂程度で採用のフローを変えるわけにはいかない」というのが本音だと思われます。
そもそも「採用管理システムを使ったところで自社にどんなメリット・デメリットがあるのか…」。
移行するにしても費用を抑えたい…。」
と、考えている人事担当者様は少なくないでしょう。
そこで本記事では、「採用管理システムを使うと貴社の採用にどんな変化が起こるのか」を私たちMOCHICA運営部がこだわった点を交えながら紹介させてください。
この記事の目次
採用管理システムとはなにか
採用管理システムとは、「求職者の情報や採用の進捗状況を管理する」システムの総称です。
具体的には「求職者の個人情報」、「選考ごとのプロセス管理」「選考の予約枠の管理」「採用進捗の分析」ができます。
ATSとは、Applicant Tracking Systemの略称で直訳すると「応募者追跡システム」となりますが、採用活動のために開発されたため、上記を意訳して「採用管理システム」またはその頭文字をとって「ATS」と呼ばれています。
弊社で運用している「MOCHICA」も採用管理システムの1つです。
LINE連携型のATS登場で採用活動に変化はあったのか
人事担当者様が気になるのは、採用管理システムの導入で「採用活動に良い変化があったのか」でしょう。
結論から言うと良い変化がありました。
弊社で運営するMOCHICAだけでなく、他社の採用管理システムでもあった意見なのですが、いちばん多かったのは「採用活動に係る業務時間・工数の削減」です。
今、就職活動をしている世代はメッセージを送るだけでなく、電話にもLINEを使います。
つまり、学生には知らない番号からかかってくる電話に出る習慣がありません。
厳密に言えば、就職活動をしているので「彼（彼女）らも「知らない番号から着信があるかもしれない」くらいの心積もりはもっています。
が、個人情報がどこから漏れてしまうか分からない今の時代、学生は1度や2度着信があったくらいでは、電話に出ません。このとき留守番電話にメッセージを残せれば別ですが、それができなかった場合、彼（彼女）らはスマートフォンで貴社の電話番号を調べます。
学生が電話に応じるのは「インターネットで電話番号の所在がわかったとき」です。
言い換えれば、貴社のホームページやGoogleの所在地登録に、学生にかけた電話番号が記載されていない場合、人事担当者様は学生が応じるまで無限に電話をかけ続けねばなりません。
インターネットで調べていただければわかりますが、連絡方法をLINE連携型に切り替えるえた結果、学生は最初から所在が分かっているので、多くのATSにで「採用にかかていた工数を大幅に削減できた」との効果が挙がりました。
このほか、弊社でMOCHICAを運営するサポートチームでは、「学生にメッセージを送るときは『何時に返信していただいても選考結果に影響しません』とあらかじめ明言してあげるのが有効ですよ」、「学生は複数のインターンシップや選考を同時期に受けているので、メッセージのやり取りは、学生と接点をもった直後から始めましょう」など、実践的なアドバイスを企業様の採用状況に合わせて行ったところ、「説明会の参加率が90％を超えた」、「内定承諾率が前年から450％アップした」といった効果も挙がりました。
MOCHICA運営チームが開発時にこだわったところ
以下、弊社で運用しているMOCHICAの特徴と運用体制について説明させてください。
1.採用活動におけるムダを解消したい
ATSを作ろうと決めたとき、当社でまず議題にあがったのが、「採用活動のあり方」でした。
もはや説明不要かと思われますが、新卒採用は就活ルールが「3月説明会解禁/6月選考解禁/10月内定式」に固定された2016年頃から売り手市場が続いています。
3月の説明会解禁〜10月の内定式までは7ヵ月ありますが、このルールに法的な厳守義務はないため、多くの企業様が上記よりも早く学生にアプローチをかけているでしょう。
学生は内定式までに就職先を決めるべく、同時期に複数の選考を受けています。
人事担当者様の立場で言えば、7ヵ月以下というとっても短い期間で学生に自社を「就職先」として選んでもらわねばなりません。
普段の業務でもそうですが、初対面の営業担当と、貴社と何度か取り引きのある営業担当が同時に来た場合、積極的に「話しを聞いてみよう」と思うのは後者でしょう。
それと同じで、学生が貴社に強い関心をもつのは、人事担当者様、各部署の責任者様を「この人なら信用できる」と感じたときです。
私たち運営部は「人事担当者様・学生がお互いの理解を深めていくには、上述の採用に係る事務連絡に費やす時間を減らし、学生1人ひとりとのコミュニケーションに時間を割けるような仕組み欠かせない」との結論に達しました。
そこで私たちは、2013年頃から急速に利用率が伸び始めていた「LINE」にいち早く目をつけ、LINE連携型のATSの開発に動き出し、企業様と学生を”も”っと、”ちか”くにをコンセプトに、何度も試作を繰り返し、2018年4月に「MOCHICA」をリリースしました。
2.導入後、現場ですぐ使えるシステム
開発前の段階で、私たちはMOCHICAをすべての業界の採用活動、より詳しく言えば、採用業務に携わるすべての社員様が現場レベルですぐに使えるシステムにすること、を目標に掲げました。
システムを開発するとき、1つの画面に多くの機能を盛り込みすぎてしまうと、どこに何があるのか把握しづらく、直観的に操作がしづらくなってしまいます。いくら高性能であっても使う方が使いこなせなければ、せっかくご導入いただいても、その効果を最大限に体感いただけません。
そこでMOCHICAは弊社の採用担当部署にもヒアリングを行い、必要な機能を厳選。
LINEの「学生1人ひとりと個別に会話できる」との特徴はそのままに、選考状況の詳細と属性（出身学部と性別）のグラフ化など、シームレスに稼働し、採用活動で欲しい情報をひと目でわかるようにしました。
機能面については以下をご一読ください。
ご利用料金についても「企業様の負担を減らしたい」との思いから、MOCHICAと同等の機能を備えたATSの相場は、アカウント開設サポートを含んで月額8万円〜25万円台後半の製品が多いですが、弊社はアカウント開設サポートを含んで最大で月額6万5000円に設定しました。
3.どんなレイヤーの人でもわかりやすく、すぐに操作できる管理画面
選考のとき、面接を行うのは、人事担当者様だけではないでしょう。
段階に応じて各部署の責任者様や、役員様が入るのが一般的だと思われます。
そのような現状を踏まえて私たちが意識したのが「操作の分かりやすさ」です。
人事担当者様は業務において日頃から管理システムに触る必要があるため、導入後、時間の経過とともに操作に慣れてきます。
ですが、各部署の責任者様や、役員様がそのようなシステムは使うのは、選考期間中のみです。
そのため、私たちは「各部署の責任者様や、役員様はシステムの操作に慣れていないだろう」と考えました。
それでも選考中は、各部署の責任者様や役員様にシステムを操作いただき、学生1人ひとりの印象や申し送りを書いてもらうと、選考がスムーズに進み、就職活動が早期化している現状にも対応しやすくなり、競合他社に先駆けて「先手」を打てるようになります。
そこで、私たちは貴社の採用活動に携わるすべての社員様が「直観的に触れられる」、具体的には「どこを押せば、必要な機能にアクセスできるかがひと目で分かる」管理画面を追求しました。
管理画面に入れば、まず何をしなければならないのかがわかるように設計しているので、どのようなレイヤーの方でも違和感なく操作いただけます。
具体的には管理画面の縦軸に「応募者管理」「選考」「応募者への通知」「フラグ管理」「設定」「ヘルプページ」の6項目に集約。
横軸を「基本統計」「エントリー推移」「採用進捗」「登録種別応募者数」の4つにまとめています。
繰り返しになりますが、どんなに機能を詰め込んでも、人事担当者様が業務の合間に、手軽にご利用いただけなければ意味がありません。
どなたでも、すぐに活用できるような設計を第一に考えました。
また、LINEをベースにシステムを設計していますので、将来、貴社の採用業務を担う若手社員様も違和感なく、長くご利用いただけます。
4.学生の希望も尊重したい
LINEをベースとしたATSの導入・運用をサポートしているMOCHICA運営部としては、正直「LINEを使ってください」と言いたいところなのですが『利用率が高いから』との理由で学生にLINEの使用を促すのは絶対にやめてください。
弊社でアンケートを実施したところ、LINEの＝プライベートにおける連絡手段と考え「就職活動ではメールを使いたい」と回答している学生も4割程度います。
▷（株式会社ネオキャリア「22年卒に対するアンケート調査」より出典）
学生の多くは選考を見据え「企業にわるい印象を残したくない」と考えているため、人事担当者様の要求を否定しません。
それゆえ、人事担当者様が『連絡にはLINEを利用したい』といえば、彼（彼女）らは応じるでしょう。
ですが、内心は「プライベートの連絡手段を侵略された」と考えている学生がいないとは言い切れません。
そんな中、人事担当者様が”数の原理”だけをみて、連絡手段を「LINE」1つに限定してしまったら、学生は貴社を「良い企業」とは思わないでしょう。
最初の接触の時点で数の原理だけをみて対応してしまっては学生の志望度はあっという間に下がってしまいます。
言うまでもなくこれでは「入社」は期待できません。
連絡手段にどのツールを使いたいかは学生1人ひとりの希望に合わせましょう。
5.システムはあくまで手法、「採用成功がゴール」というこだわり
ここまでMOCHICAの特徴について説明しましたが、現在、採用管理システムを導入を検討されている企業様からすれば「失敗したくない…」というのが本音でしょう。
多くの人事担当者様も、プライベートでLINEを使っていらっしゃると思われます。
しかしながら、パートナーや息子さん、娘さんと話すのとは勝手が違います。
なぜなら、学生は自分の家族ではないからです。
それゆえ「学生と距離感を縮めたいけど、どんな文章を送るのが最適か…」「絵文字は何個くらい使うべきか…」と悩むケースもあるかと思われます。
学生の志望度がもっとも下がるのは、企業からの連絡が途絶えたときです。
MOCHICAでは契約成立時から、専任のスタッフが並走。貴社の採用課題や目標をお聞きした上で、学生1人ひとりの就活ペースに応じたメッセージの作成をサポートさせていただきます。
このため、人事担当者様がリソースを割けない場合でも、安定した運用が可能です。
MOCHICAのこれから
今後の展望としては、採用活動における日常業務を網羅的にカバーするシステムを目指しています。
日頃の業務において社員様は、カレンダー（既にGoogle連携済み）、WEB会議ツール（Zoom連携済み）、社内の日程調整に用いるチャットやメールといった複数のツールをご利用されていると思われます。
カレンダーとWEB会議鶴については上述のとおり連携済みですが、今後は貴社で導入されているメールやチャットツールとも連携し、採用活動に関するすべての情報をMOCHICA内できるようにすべく改修と利便性の向上を進めてまいります。
採用管理システムを導入するメリット・デメリット
採用管理システムのメリット・デメリットをまとめると以下のようになります。
まずはメリットから。
1.導入のメリット
メリットは以下の2つです。
（1）情報の一元管理で”ミス”を防げる
従来、応募者の情報管理を「Excelでやっていた」と話す人事担当者様は少なくありません。
選考においては段階（たとえば1次面接と3時面接）ごとにご担当者様が異なるケースが多いと思われます。
具体的には1次面接は人事担当者様、以降、面接の段階が上がるごとに現場の責任者様、役員様がご担当なさるのが一般的でしょう。
これは採用活動の流れとして自然ではありますが、役職が上がれば上がるほど、いわば「貴社で採用のプロ」として働いている人事担当者様の手を離れていきます。
そうすると、「3次面接や最終面接のフィードバックが、本来記入してほしい欄とは別のところに書かれていた」、「記入スペースが不足したため、役員様が無断でシートを追加し、人事部に戻ってきたファイルを開いたら元の様式が崩れていた」といった問題が起こりがちです。
採用管理システムを使えば、採用業務に携わるすべての社員様が、導入したシステム経由で同じ情報を閲覧/更新できます。
加えて、社員様1人ひとりに合わせて編集できる権限範囲を設定も可能です。エントリー情報も多くのシステムにおいて、CSV形式でインポートできますので、移行工数も少なく、ご使用いただけます。
（2）効果の可視化によって歩留まりを解消できる
実施している母集団形成や応募学生へのフォローが効果的かどうか、施策の効果を検証できます。
効果をグラフで”見える化”しますので、効果が不十分な場合は瞬時に見直し・テコ入れが可能です。
機能の一例としては、エントリー経路ごとの歩留まりの分析、会社への採用状況のレポーティング作成があります。
ひとくちに「選考」と言っても、そこにはいくつかの段階があるでしょう。
採用管理システムを導入いただければ、段階ごとに学生の状況を可視化できますので「施策が合っていない」と感じれば即座にアプローチを変えられます。
これにより、歩留まりの解消が可能です。
2.採用管理システム使うデメリット
デメリットとしては、導入時の費用がやや高くなることです。
どの採用管理システムを使うかによってかかる費用は変わりますが、お客様には「初期費用」と「商業用LINEアカウントの費用（最大15,000/月）」、「採用管理システムの契約料金」をそれぞれご負担いただく必要がございます。
月額費用＝「初期費用50,000円（ご利用開始月のみ）」+「商業用LINEアカウントの費用（最大15,000円/月）」+「MOCHICAの料金（月額最大65,000円/月）」
※上記のとおり、初月のみ税込みて最大13万円かかってしまいますが、企業様の「導入のしやすさ」を優先し、それでもMOCHICAと同等の機能を備えた採用管理システムより、10万円程度お安くご利用していただけます。
2ヵ月目以降は、月額料金が最大65,000円となりますので、月々、相場より2万円安くご利用可能です。
MOCHICAは月25,000円プランも用意ございますので、貴社の採用人数に合わせて、プランをご選択ください。プランの選びかたにまよったら、私たち運営部まで、いつでもご相談いただければ幸いです。
まとめ
採用管理システムを導入いただくと、学生は貴社のLINEアカウント、またはメールアドレスを「○○社から来た」と認識するので、記事の序盤に書いた「学生が連絡に応じない」という事態は起こらず、送った情報を確実に見てもらえるようになります。
なりより、採用管理システムのベースはLINEですので、学生1人ひとりが求める情報提供とフォローが可能です。これにより、学生に「ここに入社したい」と思ってもらいやすくなります。
このほか、システムの一元化により管理ファイルの形式が変わるといった事態も起こらなくなります。
その上で、MOCHICAにおいては、貴社が学生にとってわるい印象が残らないよう、『LINE』と『メール』の両方に対応しました。
また、ご利用料金と運用体制についても、同等の機能を備えたシステムの相場より、約15万円安く提供し、契約時から商社や各種メーカーで人事業務を担ったメンバーが「専任スタッフ」として、学生が入社するその日まで貴社の採用活動に並走いたします。
これは「コストを抑えた、良いサービスを貴社に届けたい」「貴社の採用活動を成功させる」との私たちの想いです。
とは言え、お金を支払う以上「実機を実機を触ってみないと検討できない」というのが人事担当者様の本音だと思います。
MOCHICA運営部では、オンライン形式でデモ機の体験会を随時実施しておりますので「機能や月額費用について、もっと詳しく知りたい」など、ご不明点がございましたら、以下のフォームよりいつでもお申し込みください。
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